اصطلاحات اداری

آشـنایـی بـا :

اصطلاحات و واژه‌های اداری

( برداشت از جزوه جناب استاد ایرج تبریزی برای بهر ه مندی عموم علاقه مندان عزیز )

آشنایی مخاطبان محترم این وبلاگ با واژه‌های نامه‌نگاری یا اصطلاحات اداری بسیار مغتنم و ضروری بوده و خالی از لطف نیست. از این رو به ترتیب حروف الفبای فارسی و به‌طور مختصر به شرح برخی از آنها می‌پردازیم :

آییـن‌نـامـه

 مجموعة مقرراتی است که هر مؤسسه اعم از عمومی‌ یا خصوصی به‌منظور تنظیم امور مؤسسة خود تهیه و تدوین می‌کند. همچون آیین‌نامه‌های مؤسسات دولتی، انجمن‌های محلی، احزاب، شرکت‌ها، آموزشگاه‌ها و جز آن.

ابـلاغ

 ابلاغ، در لغت به معنای رساندن است؛ رساندن نامه یا پیامی‌به کسی یا کسانی، اما در اصطلاح اداری و قضایی کاربردهای مختلفی دارد. در اصطلاح اداری، حکمی‌است که از مقام بالا به مقام پایین‌‌تر، به‌منظور انتصاب، مأموریت و غیره نوشته می­شود. در اصطلاح قضایی و حقوقی عبارت است از : ”تسلیم رونوشت حکم غیابی به محکوم علیه غایب یا قائم مقام قانونی او” (فرهنگ معین).

 ابلاغ گاه به‌صورت ”ابلاغیه” نیز به‌کار می‌رود که نادرست است، چون در فارسی تک واژ مؤنث نداریم. کلمة ابلاغ، گاه در نامه‌ها و به‌ویژه در پایان‌نامه‌ها، به معنای اعلام و رساندن، در عبارت‌هایی همچون : ”ابلاغ فرمایید” ، ”امر به ابلاغ فرمایید” نیز به‌کار می‌رود.

ارزش‌یـابی

 ارزشیابی، واحدی است در اداره که مسؤولیت رسیدگی به چگونگی کار و وضع کارکنان و شکایات رسیده به آن اداره را بر عهده دارد. گاه به جای ارزشیابی، ارزیابی به‌کار می‌رود که به‌این معنا درست نیست.

اسـاس‌نـامـه

 قانونی است که برای ادارة هر انجمن، مجلس یا سازمانی اجتماعی، سیاسی و فرهنگی تنظیم می‌شود، یا مجموعة مواد یا ویژگی‌هایی است که برای تشکیل شرکت، حزب یا انجمنی تنظیم می‌شود.

استـناد

 این کلمه عربی و مصدر لازم و در لغت به معنای پشت دادن، توجه یا تکیه کردن به موضوع یا مطلبی است و برای توجه دادن ارباب رجوع به مقررات مورد استناد به‌کار می‌رود.

اعـلام

 اعلام، به معنای ”آگاهانیدن” و ”آگاه کردن” و ”شناساندن” است و با افعال ”می‌دارد” و ”می‌نماید” و ”می‌کند” و ”می‌شود” و ”می‌گردد” به‌کار می‌رود. ”اعلام نظر” هم زمانی به‌کار می‌رود که فرستنده برای اجرای کار، نیاز به نظر مشورتی شخص ثانوی دارد  و با ذکر آن از مخاطب یا مقام بالاتر نظرخواهی می‌کند.

اندیـکاتور (= نامه‌نـما)

 خوشبختانه برای این کلمة فرانسوی، فرهنگستان زبان و ادب فارسی اخیراً ”نامه‌نما” را برساخته است، گرچه در نظر اول معنای جامعی ندارد. در اصطلاح اداری، اندیکاتور یا نامه­نما دفتری است که تاریخ و شماره و خلاصة نامه­های وارد و صادر در آن ثبت و شمارة ترتیب دفتر به روی نامه‌ها زده می‌شود.

ایندکـس (= نمـایه)

 خوشبختانه برای واژة ایندکس نیز فرهنگستان واژة ”نمایه” را ساخته است. این واژه انگلیسی است و معنای شاخص و فهرست را نیز می‌دهد. در تداول اداری ”اندکس” تلفظ می‌شود. و نیز دفتر راهنمایی است که نامه‌های ثبت شده در دفتر ”نامه‌نما” براساس شماره‌های خاص در آن شماره‌گذاری می‌شود و جست‌وجوی نامه از طریق آن به سهولت صورت می‌گیرد.

ایـفاد

 ایفاد از باب افعال است و از ”وفد” به معنای ”به رسولی آمدن نزد کسی” گرفته شده است. ”افاده” هم از این خانواده است. ”وافد” اسم فاعل آن و به معنای ”اینده” و ”به رسولی رونده” است. ایفاد در لغت به معنای فرستادن و روانه کردن است.

بـازرسـی

 بازرسی، رسیدگی به وضع سازمان‌هاست که یا از طرف بازرسی کل کشور انجام می‌پذیرد، یا از طرف خود سازمان، یک یا چند تن به‌صورتی از پیش تعیین شده یا سرزده و بی‌خبر، به امور مربوط به شکایات مطرح شده، دربارة آن سازمان یا کارکنانش صورت می‌پذیرد.

بـایـگانـی

 بایگانی از واژه‌های مصوب فرهنگستان سابق است (به‌جای آرشیو) و به­معنای مکانی است که در آنجا نامه­­ها و اسناد دولتی یا خصوصی را نگهداری می‌کنند تا در موقع نیاز به آسانی بتوان به آنها دسترس پیدا کرد. البته اخیراً رایانه در بسیاری مواقع پاسخگوست و نیازی به مراجعه به بایگانی و ملاحظة اصل نامه احساس نمی‌شود.

بخش

 بخش، مجموعه‌ای کوچک‌تر از اداره است که زیرنظر آن کار می‌کند و ممکن است خود شامل چند زیر مجموعة دیگر با عنوان ”دایره” باشد.

پـاسـخ

 پاسخ یا در پاسخ، اصطلاحی است نزد یک به ”عطف” (عربی) یا ”بازگشت” (فارسی)، که هنگام جواب دادن به نامة اداری یا شخصی به کار می‌رود. البته ”عطف” ، گاه، توجه دادن مخاطب به نامه‌ای است و ممکن است معنای ”بازگشت” یا ”پاسخ” را دربر نداشته باشد. برخی اوقات به جای کلمة ”پاسخ” (فارسی) ، ”در جواب” هم نوشته می‌شود.

پـیـرو

 این کلمه از دو جزء ”پی” (اسم) و ”رو” (بن مضارع) ساخته شده و صفت فاعلی مرکب مرخم به معنای ”به دنبال رونده” است. وقتی نامه یا نامه‌هایی به جایی فرستاده می‌شود و پاسخ دریافت می‌گردد، در نامه یا نامه‌های بعدی از لفظ ”پیرو” استفاده می‌کنند. مثلاً می‌نویسند : پیرو نامة شمارة 4287 تاریخ 12 بهمن 80 به اطلاع یا به استحضار می‌رساند :

یا : پیرو نامه‌های شمارة 21756 و 97142 ، به تاریخ 25 بهمن و 30 اسفند 80 به اطلاع می‌رساند :

پـی نـوشـت

از دو جزء ”پی” (اسم) و ”نوشت” (فعل ماضی سادة سوم شخص) ساخته شده است. یعنی صفت مفعولی مرکب مرخم (کوتاه شده) است که به معنای ”پایین نوشته شده” ، یعنی مطلبی که در پایین نامه نوشته شده به کار می‌رود.

پیـوسـت

 واژه‌ای فارسی است، لکن برخی کاربرد آن را غلط می‌دانند، زیرا این کلمه مصدر مرخم و به مفهوم ”پیوستن” و ”الحاق نمودن” (مصدر ساده و مرکب) است و بهتر است آن را به جای ضمیمه به کار نبریم. مترادف این واژه، ”ضمیمه” ، ”منظم” و ”به انضمام” عربی است. برخی از کلمة ”به همراه” استفاده می‌کنند.

تشـکیـلات

 به مجموعه‌ای هماهنگ و موزون که سلسله مراتب، هدف و وظایف و ارتباطات معینی دارا باشد، تشکیلات گفته می‌شود.

تـصویـب

 مصدر متعدی عربی و به معنای ”صواب شمردن” ، ”راست و درست دانستن” ، ”به درستی خبری حکم کردن” است. این واژه نیز، هم خانواده با ”مصوب” و ”مصوبه” است که البته ”مصوبه” به پیروی از اسم مؤنث عربی در فارسی آمده و کاربرد آن به لحاظ آنکه در فارسی تک واژ مؤنث نداریم، نادرست است ولی به سبب کاربرد مکرر آن نمی‌توان آن را نادرست انگاشت ولاجرم باید آن را پذیرفت. این کلمه هنگامی‌به کار می‌رود که می‌خواهند مطلبی را به‌صورت قانونی و لازم الاجرا درآورند و می‌گویند : ”به تصویب رسیده” یا ”تصویب شده” است.

تلـفنگرام

 واژه‌ای فرانسوی است و به معنای ”مخابره” یا اعلام خبر است که به منظور تسریع در کار به وسیلة تلفن بیان می‌شود تا گیرنده آن را بنویسد. در زمان حاضر دستگاه ”دورنگار” (فاکس) کاربرد ”تلفنگرام” را محدود کرده است.

تلکـس

 این واژه هم فرانسوی و نام دستگاهی است که به وسیلة آن، پیام نوشتاری به‌صورت مستقیم بین دو مشترک مبادله می‌شود یا به پیامی‌گفته می‌شود که از طریق دستگاه تلکس مخابره می‌شود.

تلگـراف

 واژه‌ای فرانسوی و نام دستگاهی است که به وسیلة آن، پیامی‌را از راه دور مخابره می‌کنند و آن مرکب از دستگاه فرستنده و دستگاه گیرنده و سیم های رابط است.

تلگرافی

 این ترکیب، صفت نسبی و منسوب به تلگراف است که از واژة فرانسوی تلگراف و حرف ”ی” فارسی ساخته شده است. در اصطلاح به مفهوم ”شیوه تلگراف یا وسیلة تلگراف” است و بیشتر وقتی به کار می‌رود که کوتاه کردن صحبت یا سرعت در عمل مورد نظر باشد.

تلگـرام

 واژة فرانسوی و به مفهوم مطلب و پیامی‌است که به وسیلة دستگاه ”تلگراف” مخابره می‌شود.

حسـابـداری

 دایرة رسیدگی به دخل و خرج های هر سازمان را که زیر نظر حسابدار و به کمک یک یا چند تن دیگر، اداره می‌شود، حسابداری می‌گویند. مسؤولیت رسیدگی به کلیة حسابهای مالی هر اداره بر عهدة ”ذی حساب کل” آن اداره است.

دایـره

 جزیی از بخش به شمار می‌رود که زیرنظر مستقیم مسؤول بخش، وظایف تعیین شده را انجام می‌دهد.

دبیـرخـانه

 دبیرخانه، واحد اداری مشخصی است که ادارة امور دفتری را براساس روشهای تدوین شده برعهده دارد. وظیفة مهم دبیرخانه، نظارت برنامه‌های رسیده و ثبت و توزیع نامه‌های وارد یا صادر شده است. دبیرخانه ممکن است به روش ”متمرکز” ، ”غیرمتمرکز” یا ”نیمه متمرکز” اداره شود. (برای اطلاع بیشتر می‌توان به کتاب : ”ادارة امور دفتری” نوشتة سیدابراهیم علن از مجموعه انتشارات ”مرکز آموزش مدیریت دولتی” مراجعه کرد.

دستـورالعمل

 نوشته­ای است که چگونگی اجرای کار و وظیفة رده های پایین تر را در ادای وظایف اداری و مأموریت ها بیان می‌کند. دستورالعمل، بررسی جزئیات و مسؤولیت ها و طریق اجرای آنهاست. دستورالعمل در حقیقت، دستور و شیوة چگونگی اجرا کردن آیین نامه‌ها و مقررات اداری است. ناگفته نماند که ترکیب ”دستور” (فارسی) با ”عمل” (عربی) درست نیست، لکن این ترکیب سال هاست به کار می‌رود و دیگر نمی‌توان آن را از زبان فارسی بیرون راند. فارسی این کلمه ”دستور کار” است که به لحاظ معنا ، جامع نیست.

دورنـگار (فاکس)

 دورنگار معادلی است که فرهنگستان زبان و ادب فارسی برای واژة فاکس اروپایی تصویب و پیشنهاد کرده است. دو معادل دیگر این واژه ”نمابر” و ”دورنویس” است. دورنگار دستگاهی است که تصویر هرگونه نوشته و نقشی را با داشتن رمز طرف مقابل برای دستگاه مشابه خود می‌فرستد.

ذی حسـاب

 ارجح ترین فرد در رسیدگی به حساب و کتاب پولی و هزینه های هر مؤسسه را ”ذی حساب” و حوزة مربوط به وی را ”ذی حسابی” می‌گویند.

راهـ‌کار

 برنامه و ارائة طریقی را که به منظور حل و فصل کاری پیشنهاد می‌شود، راه‌کار می‌نامند.

رده

 واژه‌ای فارسی و به معنای دسته و طبقه است و در اصطلاح اداری به سطحی از سطوح تشکیلاتی هر مجموعه می‌گویند که تحقق وظایف و مأموریتهای محول را بر عهده می‌گیرد.

رئیـس

 فردی را که مسؤولیت مستقیم هماهنگ سازی مسؤولان و سیاست های هر سازمان و مؤسسه را با حکم مقام برتر بر عهده دارد، رئیس اداره یا سازمان می‌گویند. البته در برخی موارد وظایف رئیس فراتر از عرف است. مثلاً رئیس سازمان صدا و سیما را که مقام معظم رهبری تعیین می‌کند، نمی‌توان با رئیس فلان اداره قیاس کرد. در این قبیل موارد رئیس تا حد وزیر شناخته می‌شود. نوشتن کلمة ”رییس” نادرست است، چراکه اولاً ”رئیس” عربی است و طبق قاعده چنانچه پیش از همزه­ حرف مفتوح و پس از آن ”ای” کشیده باشد، همزه روی پایة خود ثابت می‌ماند. ثانیاً همزه در کلمة ”رئیس” در ریشة کلمه است و تبدیل به ”یا” نمی‌شود.

سرپـرسـت

 مسؤول موقت هر سازمان را در زمانی که رئیس آن مؤسسه انتخاب نشده است، سرپرست می‌گویند. البته به مسؤولان ثابت برخی مؤسسات نیز سرپرست گفته می‌شود.

سنـد

 هر مطلب و نوشته و مدرکی که بتوان به آن اعتماد و استناد کرد، به‌ویژه نوشته‌ای که از پشتوانة قانونی و اجرایی برخوردار است، سند می‌گویند. سند را به سند عادی و رسمی‌می‌توان تقسیم کرد. نوشته‌ای که در مرجعی ذی صلاح تنظیم نشده باشد، ­”سند عادی” و نوشته‌ای را که در مرجعی صلاحیت دار تنظیم شده باشد، ”سند رسمی” می‌گویند.

 در تعریفی دیگر : اسنادی را که درخور طبقه بندی و حفاظت باشد، اسناد رسمی‌می‌نامند. قبلاً اشاره کردیم که قانون مدنی کشور در مادة 1284 خود سند را این گونه تعریف کرده است :

”سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. ”

که البته‌این ماده قانون در زمانی به تصویب رسید که نوار و فیلم و سایر موارد سند، تلقی نمی‌شده است. چه بسا امروزه مدارکی نظیر ارائة فیلم و نوار به دادگاه سند تلقی شود و درخور نفی یا اثبات باشد.

شـرح وظـایـف

 تعیین و تبیین حدو وظایف، اختیارات و مسؤولیتهای هر جزو اداری را با توجه به اهداف هر مجموعه که در قالب ضوابط و مقررات و قوانین مربوط باشد، شرح وظایف می‌نامند.

طـرح

 به هرگونه پیشنهاد برای اجرا شدن برنامه یا رفع مشکلی، طرح می‌گویند. در هر طرح باید به اجرایی بودن و مقرون به صرفه بودن آن التفات کرد.

ضـابطه یا ضوابـط اداری

 چارچوب و مقررات و حدود تعیین شده برای امور گوناگون هر سازمان و مؤسسه را که مراجع یا مقامات ذی صلاحی در نظر گرفته اند، ضابطه یا ضوابط اداری می‌نامند.

عطـف (بازگشت)

عطف، واژه‌ای عربی و مصدر لازم به معنای مایل شدن به چیزی و برگشتگی و بازگشت است. معادل فارسی آن ”بازگشت” یا ”در بازگشت” است. در اصطلاح اداری، هرگاه نامه‌ای از طرف اداره‌ای رسیده باشد و ما بخواهیم به آن پاسخ دهیم یا استناد کنیم یا توجه مخاطب را به آن جلب کنیم، می‌نویسیم : ”عطف به نامة شمارة …… تاریخ …… که می‌توان به جای کلمة ”عطف” (عربی) ”بازگشت” (فارسی) نگاشت، که پیش تر هم اشاره کردیم.

قـائـم مقـام

 فردی را که در غیاب رئیس یا مسؤول هر سازمان و مؤسسه عهده دار تمام یا قسمتی از اختیارات وی می‌شود، قائم مقام می‌نامند.

کـارگـزینـی

 بخش مهمی‌از هر سازمان که پرونده های کارکنان و امور مربوط به آنان از قبیل رسیدگی به حقوق، ترفیع پایه، تعیین و اعلام محل خدمت، مرخصی ها و کارهایی از این دست را در اختیار دارد و در چارچوب قانون و زیر نظر مقام بالاتر به‌این امور می‌پردازد، کارگزینی نامیده می‌شود.

کمیـسیون

 کمیسیون، واژه‌ای فرانسوی است و به معنای مجموعة افراد منتخب هر سازمان یا تشکیلات است که برای بررسی و دنبال کردن موضوع یا مسئله‌ای خاص گردهم می‌آیند.

گـردش کـار

 شروع و بررسی و تجزیه و تحلیل کارهای انجام شده دربارة برنامه‌ای ویژه را که همراه با پیشنهاد برای تصمیم مقتضی به ردة بالاتر می‌فرستند، ”گردش کار” می‌نامند.

لایـحه

 پیش نویس قوانین تسلیم شده از طرف هیئت دولت به مجلس را ”لایحه” می‌نامند. تا زمانی که‌این لوایح به تصویب مجلس نرسیده است، ”لایحه” نام دارد، اما پس از آن ”تصویب نامه” است.

مـأمـوریـت

 تکلیف یا تکالیف کلی را که از طرف مراجع ذی صلاح به‌صورت شفاهی یا کتبی و به منظور بررسی و اجرای کاری به فرد یا تشکیلاتی معین داده می‌شود، مأموریت می‌گویند.

مـتـبـوع

 واژه‌ای عربی و اسم مفعول و به معنای ”پیروی شده” یا ”تبعیت شده و اطاعت شده” در برابر ”تابع” است که همراه کلمه هایی چون : اداره، وزارت، دولت، کشور و ریاست به کار می‌رود، نظیر : ادارة متبوع، وزارت متبوع، کشور متبوع، ریاست متبوع و غیره . بدیهی است املای این کلمه نباید با واژة ”مطبوع” (دلپسند) اشتباه شود.

مـدیـریـت

 در برخی سازمان‌ها و مؤسسات، واحدهای اداری گوناگونی. مسؤولیت حوزه‌ای مشخص را با شماری کارمند و زیر نظر رئیس یا مسؤول آن مؤسسه بر عهده دارند که‌این واحدها را مدیریت و مسؤول آنها را مدیر می‌نامند.

 نباید فراموش کرد که کلمات : ”مدیریت” ، ”معاونت” ، ”ریاست” ، ”فرماندهی” و نظایر آن مصدر است و نباید آنها را برای اسم ذات (شخص) به کار برد و قبلاً هم اشاره کردیم.

مسـؤولیت مستـقیم یـا غـیرمسـتقیم

 هرگاه مسؤول و مقام بالاتر بدون واسطه، در کار و برنامة رده های پایین تر مداخله و نظارت کند و امر و نهی نماید، مسؤولیت مستقیم و اگر با واسطه و غیرمستقیم بر کار زیردست خود نظارت کند، مسؤولیت غیرمستقیم دارد.

مصـوب / مصـوبه

 مصوبه، اسم مفعول و مؤنث مصوب است و در اصطلاح هرگونه قانون یا مطلبی را که در مجلس یا شورایی لازم الاجرا تشخیص می‌دهند و ابلاغ می‌کنند، مصوبه می‌نامند. برای این اصطلاح، صورت جمع، یعنی ”مصوبات” هم می‌گویند. اشاره کردیم که در فارسی تک واژ مؤنث نداریم لکن این کلمه در فارسی جا افتاده و چاره‌ای جز پذیرفتن آن نیست.